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Allgemeines und Beschreibung

Schon Oswald von Nell-Breuning prognostizierte in den 60er Jahren, dass er davon ausginge, auch in ferner Zukunft noch mit Papier und Bleistift zu schreiben, trotz aller technischen Entwicklungen. Heute müsste man ihm Recht geben und zugleich wiedersprechen. Die Büroausstattung – auch für den privaten Haushalt oder Ein-Mann-Betriebe – hat sich explosionsartig vermehrt. Obwohl heute sehr viel Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern auf papierlosem Wege abgewickelt wird, hat der Bedarf an Büroartikeln zugenommen und das, obwohl diese Kategorie die Bereiche Computer und Software, Telefon & Fax sowie Drucker nicht einbezieht. Hier geht es vorrangig um Material und Technik, die die Arbeitsabläufe im Büro vereinfachen sollen. Unter Büromaterial fallen Artikel, die für Posteingang und –ausgang sowie Ablage gedacht sind. Also zum Beispiel Briefumschläge, Versandtaschen, Ordner(systeme) usw. Zur Bürotechnik gehören – heute meist elektrische – Geräte wie Beschriftungssysteme, Diktiergeräte, Taschen- und Tischrechner, Projektoren usw. Der Bereich Papier ist mittlerweile sehr vielschichtig geworden. Für unterschiedlichste Aufgaben werden jeweils verschiedene Papiere benötigt, z.B. Fotopapier, Tonpapier, Folien, Etikettenbögen und –rollen sowie Druckerpapier, das je nach Bedarf und Ausrüstung seitens der Drucker sehr variantenreich sein kann. Nicht zuletzt benötigt ein Büro Schreibgeräte. Dazu gehören Kugelschreiber, Füller, Bleistifte, Farbstifte, Kreide usw.

Trends und Entwicklungen

Der Aufwand an Büromaterial hat sich deutlich vergrößert. Dazu kommen immer mehr kleine – elektrische – Helferlein. Geräte, die früher eher für Großlager gedacht waren, halten – in entsprechend kleiner aber nicht unbedingt schlechterer Form – Einzug in die heimischen und kleinbetrieblichen Büros. Ordner werden nicht mehr handschriftlich mit einem Titel versehen, sondern mittels Etikettendruck professionell aufgewertet. Dies trägt alles zu einem höherwertigen Ambiente bei, das auf den Kunden Eindruck machen und zugleich die Arbeitsabläufe verbessern soll. Bei mittleren und größeren Büros ergibt sich auch der Vorteil, dass standardisierte Arbeitsabläufe leichter neuen Angestellten vermittelbar sind. Es ist einfach praktischer, wenn die Schriftzüge auf Ordnern und anderen Ablagesystemen von allen MitarbeiterInnen schneller zugeordnet werden können. Handschriftliche und womöglich noch unleserliche Aufschriften gehören damit der Vergangenheit an.

Kaufberatung

Zeit und Geld kann da gespart und für sinnvollere Aufgaben reserviert werden, wo Arbeitsabläufe vereinfacht, verbessert und standardisiert werden. Dazu ist die detaillierte und immer wieder aktualisierte Bedarfs- und Marktanalyse notwendig. Auf der einen Seite lassen sich so Arbeitsabläufe immer wieder optimieren, auf der anderen Seite wird Büromaterial und –Technik auch nicht gehortet, für die sich keine Verwendung findet. Hilfreich diesbezüglich ist, dass der Markt immer mehr technische Geräte in niedrigeren Preisklassen anbieten. Viele Produkte, die noch vor vielen Jahren entweder qualitativ fragwürdig oder aber – weil zu teuer – den großen Firmen vorbehalten waren, werden seit einiger Zeit in fein gegliederten Programmen für den Heimbereich oder kleine Büros angeboten. Da wären zum Beispiel Beschriftungssysteme, Etikettendrucker und Diktiergeräte u. a. zu nennen. Bei der Büroausstattung finden sich auch einige Geräte, die vor allem in kleineren Büros häufig wegen ihrer vermeintlichen Antiquiertheit verpönt sind. Aufgrund der gesunkenen Preise und ihrer praktischen Vorteile erfahren sie aber teilweise neues Interesse. Diktiergeräte zum Beispiel ermöglichen es, die Vorgänge von „Text sprechen“ und „Text verschriften“ zeitlich und personell zu trennen. Hiermit können nicht nur Anschreiben verfasst werden. Die Aufnahmegeräte sind auch sinnvoll, um etwa Informationen aus Besprechungen und Seminaren aufzuzeichnen und sie anderen Abteilungen zugänglich zu machen. Vor allem Olympus und Sony bieten eine Vielzahl an Geräten an. Handliche Diktiergeräte für den mobilen Einsatz decken die Preisspanne von 20 bis rund 500 Euro ab. Zum Abhören und Verschriften der Texte sind – wenn viel diktiert wird – Tischgeräte mit Kopfhörer und Fußbedienung notwendig. Sie liegen preislich zwischen 200 und 1000 Euro. Auch bei den Diktiergeräten hält seit einigen Jahren die digitale Aufnahmetechnik Einzug. Taschenrechner dienen nach wie vor der Erledigung einfacher Rechenoperationen. Sie sind bereits für ein paar Euro zu haben. Wer täglich damit umgeht, wird sich für ein Gerät entscheiden, das mit großen Tasten, einem auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen klarem Anzeigefeld und der Energieversorgung durch Solarzellen aufwarten kann. Je nach Rechenoperationen sollte dann noch die Technische Ausstattung gewählt werden. Es empfiehlt sich auch darauf zu achten, ob die häufig genutzten Tasten direkt (ohne Umkehrtaste) bedient werden können. Overhead-Projektoren haben ihren Nutzen da, wo Informationen in Seminaren für alle zugänglich gemacht werden sollen, ohne endlose Papierstapel zu bedrucken. Bereits um 100 Euro fangen die Preise an und erreichen auch vierstellige Summen. Der Nachteil von Overhead-Projektoren ist sicher der, dass die Vorlagen auf durchsichtiger Folie gedruckt und sorgfältig behandelt werden müssen.

Aktuelle Situation

Der Markt ist sehr unübersichtlich geworden. Eine große Schar an Herstellern offeriert ein noch größeres Feld an Bürogeräten und –material. Einige Bereiche, die früher fest in der Hand eines Herstellers waren, wurden in den letzten Jahren durch andere Hersteller mit neuen Techniken und/oder niedrigeren Preise ergänzt.

Tipps

Im Grunde genommen ist ein Büro – ob nun ein großes Firmenbüro oder der heimische Computerraum – ein kleines Produktionswerk. Arbeitsabläufe müssen ständig optimiert werden. Wird da am falschen Ende gespart, kann wertvolle Zeit vergeudet werden.

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