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Büro & Schreibwaren
Allgemeines und Beschreibung
Schon Oswald von Nell-Breuning prognostizierte in den 60er Jahren, dass er davon
ausginge, auch in ferner Zukunft noch mit Papier und Bleistift zu schreiben, trotz
aller technischen Entwicklungen. Heute müsste man ihm Recht geben und zugleich
wiedersprechen.
Die Büroausstattung – auch für den privaten Haushalt oder Ein-Mann-Betriebe – hat
sich explosionsartig vermehrt. Obwohl heute sehr viel Kommunikation mit Kunden oder
Geschäftspartnern auf papierlosem Wege abgewickelt wird, hat der Bedarf an
Büroartikeln zugenommen und das, obwohl diese Kategorie die Bereiche Computer und
Software, Telefon & Fax sowie Drucker nicht einbezieht. Hier geht es vorrangig um
Material und Technik, die die Arbeitsabläufe im Büro vereinfachen sollen.
Unter Büromaterial fallen Artikel, die für Posteingang und –ausgang sowie Ablage
gedacht sind. Also zum Beispiel Briefumschläge, Versandtaschen, Ordner(systeme) usw.
Zur Bürotechnik gehören – heute meist elektrische – Geräte wie Beschriftungssysteme,
Diktiergeräte, Taschen- und Tischrechner, Projektoren usw.
Der Bereich Papier ist mittlerweile sehr vielschichtig geworden. Für
unterschiedlichste Aufgaben werden jeweils verschiedene Papiere benötigt, z.B.
Fotopapier, Tonpapier, Folien, Etikettenbögen und –rollen sowie Druckerpapier, das je
nach Bedarf und Ausrüstung seitens der Drucker sehr variantenreich sein kann.
Nicht zuletzt benötigt ein Büro Schreibgeräte. Dazu gehören Kugelschreiber, Füller,
Bleistifte, Farbstifte, Kreide usw.
Trends und Entwicklungen
Der Aufwand an Büromaterial hat sich deutlich vergrößert. Dazu kommen immer mehr
kleine – elektrische – Helferlein. Geräte, die früher eher für Großlager gedacht
waren, halten – in entsprechend kleiner aber nicht unbedingt schlechterer Form –
Einzug in die heimischen und kleinbetrieblichen Büros. Ordner werden nicht mehr
handschriftlich mit einem Titel versehen, sondern mittels Etikettendruck
professionell aufgewertet. Dies trägt alles zu einem höherwertigen Ambiente bei, das
auf den Kunden Eindruck machen und zugleich die Arbeitsabläufe verbessern soll.
Bei mittleren und größeren Büros ergibt sich auch der Vorteil, dass standardisierte
Arbeitsabläufe leichter neuen Angestellten vermittelbar sind. Es ist einfach
praktischer, wenn die Schriftzüge auf Ordnern und anderen Ablagesystemen von allen
MitarbeiterInnen schneller zugeordnet werden können. Handschriftliche und womöglich
noch unleserliche Aufschriften gehören damit der Vergangenheit an.
Kaufberatung
Zeit und Geld kann da gespart und für sinnvollere Aufgaben reserviert werden, wo
Arbeitsabläufe vereinfacht, verbessert und standardisiert werden. Dazu ist die
detaillierte und immer wieder aktualisierte Bedarfs- und Marktanalyse notwendig. Auf
der einen Seite lassen sich so Arbeitsabläufe immer wieder optimieren, auf der
anderen Seite wird Büromaterial und –Technik auch nicht gehortet, für die sich keine
Verwendung findet.
Hilfreich diesbezüglich ist, dass der Markt immer mehr technische Geräte in
niedrigeren Preisklassen anbieten. Viele Produkte, die noch vor vielen Jahren
entweder qualitativ fragwürdig oder aber – weil zu teuer – den großen Firmen
vorbehalten waren, werden seit einiger Zeit in fein gegliederten Programmen für den
Heimbereich oder kleine Büros angeboten. Da wären zum Beispiel Beschriftungssysteme,
Etikettendrucker und Diktiergeräte u. a. zu nennen. Bei der Büroausstattung finden
sich auch einige Geräte, die vor allem in kleineren Büros häufig wegen ihrer
vermeintlichen Antiquiertheit verpönt sind. Aufgrund der gesunkenen Preise und ihrer
praktischen Vorteile erfahren sie aber teilweise neues Interesse.
Diktiergeräte zum Beispiel ermöglichen es, die Vorgänge von „Text sprechen“ und „Text
verschriften“ zeitlich und personell zu trennen. Hiermit können nicht nur Anschreiben
verfasst werden. Die Aufnahmegeräte sind auch sinnvoll, um etwa Informationen aus
Besprechungen und Seminaren aufzuzeichnen und sie anderen Abteilungen zugänglich zu
machen. Vor allem Olympus und Sony bieten eine Vielzahl an Geräten an. Handliche
Diktiergeräte für den mobilen Einsatz decken die Preisspanne von 20 bis rund 500 Euro
ab. Zum Abhören und Verschriften der Texte sind – wenn viel diktiert wird –
Tischgeräte mit Kopfhörer und Fußbedienung notwendig. Sie liegen preislich zwischen
200 und 1000 Euro. Auch bei den Diktiergeräten hält seit einigen Jahren die digitale
Aufnahmetechnik Einzug.
Taschenrechner dienen nach wie vor der Erledigung einfacher Rechenoperationen. Sie
sind bereits für ein paar Euro zu haben. Wer täglich damit umgeht, wird sich für ein
Gerät entscheiden, das mit großen Tasten, einem auch bei ungünstigen
Lichtverhältnissen klarem Anzeigefeld und der Energieversorgung durch Solarzellen
aufwarten kann. Je nach Rechenoperationen sollte dann noch die Technische Ausstattung
gewählt werden. Es empfiehlt sich auch darauf zu achten, ob die häufig genutzten
Tasten direkt (ohne Umkehrtaste) bedient werden können.
Overhead-Projektoren haben ihren Nutzen da, wo Informationen in Seminaren für alle
zugänglich gemacht werden sollen, ohne endlose Papierstapel zu bedrucken. Bereits um
100 Euro fangen die Preise an und erreichen auch vierstellige Summen. Der Nachteil
von Overhead-Projektoren ist sicher der, dass die Vorlagen auf durchsichtiger Folie
gedruckt und sorgfältig behandelt werden müssen.
Aktuelle Situation
Der Markt ist sehr unübersichtlich geworden. Eine große Schar an Herstellern
offeriert ein noch größeres Feld an Bürogeräten und –material. Einige Bereiche, die
früher fest in der Hand eines Herstellers waren, wurden in den letzten Jahren durch
andere Hersteller mit neuen Techniken und/oder niedrigeren Preise ergänzt.
Tipps
Im Grunde genommen ist ein Büro – ob nun ein großes Firmenbüro oder der heimische
Computerraum – ein kleines Produktionswerk. Arbeitsabläufe müssen ständig optimiert
werden. Wird da am falschen Ende gespart, kann wertvolle Zeit vergeudet werden.